Een vacature ontstaat, er wordt haastig een tekst geschreven, die gaat online op een vacaturesite, en dan is het afwachten. Herkenbaar? Dan werf je ad-hoc, en dat is de duurste manier van werven die er bestaat. Een doordachte wervingsstrategie zorgt ervoor dat je niet elke vacature opnieuw het wiel uitvindt, maar structureel de juiste mensen bereikt tegen voorspelbare kosten. In dit artikel lees je waarom ad-hoc werven geld verspilt en hoe je in vijf stappen een strategie opzet die werkt, ook zonder eigen recruitmentafdeling.
Waarom ad-hoc werven geld verspilt
Wie pas begint met werven op het moment dat iemand opzegt, betaalt drie keer. Ten eerste in tijd: elke week dat een vacature openstaat, vangen collega’s het werk op, blijft omzet liggen of loopt de kwaliteit terug. Ten tweede in paniekbeslissingen: onder druk kies je voor het dure bureau, de snelle maar matige kandidaat of de zoveelste vacaturesite die weinig oplevert. Ten derde in herhaling: zonder strategie begint elke vacature weer bij nul, geen opgebouwd bereik, geen herkenbaar werkgeversverhaal, geen data over wat vorige keer werkte.
Daar komt bij dat de arbeidsmarkt structureel krap is: er staan meer dan 100 vacatures open per 100 werklozen. De kandidaten die je zoekt, zoeken meestal niet actief, maar 55% van werkend Nederland staat wél open voor een overstap. Die groep bereik je niet met een losse vacature op een jobboard; die bereik je door structureel zichtbaar te zijn op de juiste kanalen. Precies dat regel je met een wervingsstrategie.
Wervingsstrategie opzetten in 5 stappen
Stap 1: Bepaal je doelgroep en maak een persona
Alles begint met weten wíé je zoekt, en dan preciezer dan een functietitel. Maak per functiegroep een eenvoudige kandidaat-persona. Concrete acties:
- Interview twee of drie huidige medewerkers in de functie: waarom kozen ze voor jou, waar werkten ze hiervoor, wat zou hen weglokken?
- Breng in kaart wat voor deze groep de doorslag geeft: salaris, roosters, reisafstand, doorgroei, sfeer, zekerheid?
- Noteer waar de doelgroep te vinden is: welke social media-platformen, welke opleidingen, welke concurrenten.
- Bepaal of je werft onder actieve zoekers, latente zoekers (open voor een overstap, maar niet zoekend) of allebei, dat bepaalt straks je kanaalkeuze.
Stap 2: Kies je kanalen op basis van de doelgroep
Niet elk kanaal past bij elke doelgroep, en overal een beetje aanwezig zijn is duurder dan op twee plekken goed. De hoofdkeuzes:
- Vacaturesites en Google: geschikt voor actieve zoekers. Relatief goedkoop, maar je vist in dezelfde kleine vijver als al je concurrenten.
- Social media (Instagram, TikTok, Facebook, LinkedIn): het kanaal om latente zoekers te bereiken, de grote groep die niet zoekt maar wel openstaat. Hoe je dat aanpakt, lees je in ons artikel over personeel werven via social media.
- Referral: je eigen medewerkers als wervers. Vaak de beste kwaliteit kandidaten, maar zelden genoeg volume om alleen op te leunen.
- Bureaus en detachering: snel, maar let op het verdienmodel, plaatsingsfees per hire lopen snel op.
Kies per persona één primair en één ondersteunend kanaal en houd dat minimaal een paar maanden vol, zodat je resultaten kunt vergelijken.
Stap 3: Scherp je employer brand en boodschap aan
Op elk kanaal concurreer je met werkgevers die dezelfde mensen willen. Het verschil maak je met je boodschap: waarom werkt iemand bij jóú? Formuleer per doelgroep twee of drie concrete beloftes, geen “leuk team en marktconform salaris”, maar toetsbare punten zoals vaste roosters, eigen bus of betaalde opleidingen. Zorg dat die boodschap consistent terugkomt in je vacatureteksten, je werken-bij-pagina en je content. Hoe je zo’n werkgeversverhaal structureel opbouwt, lees je in ons artikel over employer branding. Concrete acties: leg je huidige vacatureteksten naast die beloftes (staan ze erin?), en vraag je laatste drie hires wat voor hen de doorslag gaf.
Stap 4: Maak content en zet campagnes op
Met doelgroep, kanaal en boodschap op orde ga je produceren. Voor social media geldt: echt beeld wint. Concrete acties:
- Maak korte video’s en foto’s van échte medewerkers op de werkvloer, geen stockmateriaal.
- Vertaal je beloftes naar advertenties met één duidelijke boodschap per uiting.
- Verlaag de sollicitatiedrempel: een formulier dat in een paar minuten vanaf de telefoon in te vullen is, met een paar kwalificatievragen in plaats van een verplicht cv.
- Richt opvolging in vóórdat de campagne live gaat: wie reageert wanneer op nieuwe sollicitaties? Automatische opvolging via WhatsApp voorkomt dat kandidaten wegzakken.
De combinatie van gerichte advertenties, sterke content en een soepel sollicitatieproces heet ook wel recruitment marketing, het vakgebied waarin marketingtechnieken worden toegepast op werving.
Stap 5: Meet en optimaliseer
Een strategie zonder meting is een mening. Volg minimaal deze cijfers:
- Cost-per-hire: alle wervingskosten (advertenties, bureaus, uren) gedeeld door het aantal aannames. Hiermee vergelijk je kanalen eerlijk met elkaar.
- Doorlooptijd: het aantal dagen van vacature tot getekend contract. Een lange doorlooptijd kost kandidaten én omzet.
- Kandidaten per kanaal: hoeveel sollicitaties én hoeveel aannames levert elk kanaal op? Veel sollicitaties zonder hires is net zo’n duidelijk signaal als geen sollicitaties.
- Kwaliteit na aanname: hoeveel nieuwe mensen zijn er na een jaar nog? Werving die snel vult maar snel weer leegloopt, lost niets op.
Plan elk kwartaal een vast moment om deze cijfers te bekijken en één ding te verbeteren: een kanaal erbij of eraf, een boodschap aanscherpen, een drempel weghalen. Zo wordt je wervingsstrategie elk kwartaal beter in plaats van elke vacature opnieuw een gok.