Een exitgesprek is voor veel werkgevers een formaliteit: sleutels inleveren, handtekening, succes verder. Zonde, want een vertrekkende medewerker is de eerlijkste informatiebron die je hebt. Hij heeft niets meer te verliezen en vertelt je dingen die je in functioneringsgesprekken nooit hoort, over de werkdruk, de leidinggevende, de sfeer en de reden waarom de concurrent aantrekkelijker was. In dit artikel lees je wanneer je het gesprek voert, wie het moet doen, welke vragen je stelt en hoe je de inzichten omzet in minder verloop.
Wat is een exitgesprek en wanneer voer je het?
Een exitgesprek is een gesprek met een medewerker die de organisatie verlaat, met als doel te leren waarom hij vertrekt en wat er beter kan. Het is nadrukkelijk geen beoordelingsgesprek en geen poging om iemand alsnog binnen te houden, voor dat laatste ben je op dit punt te laat, en die insteek maakt mensen terughoudend.
Plan het gesprek in de laatste weken van het dienstverband, maar niet op de allerlaatste dag: dan staat het hoofd van de medewerker er al niet meer naar. Voer het bij voorkeur bij elk vrijwillig vertrek, en houd het vrijwillig, een verplicht exitgesprek levert sociaal wenselijke antwoorden op. Kondig het gesprek aan met een duidelijk doel: “We willen leren van jouw ervaring, ook de kritische kant.”
Wie voert het exitgesprek?
Liefst níét de direct leidinggevende. De leidinggevende is in veel gevallen (mede) de reden van het vertrek, en dan krijg je het echte verhaal nooit te horen. Laat het gesprek voeren door HR, een leidinggevende van een andere afdeling of, in een klein bedrijf, de eigenaar, mits die niet zelf dagelijks boven de medewerker stond. Belangrijker dan de functie is de houding: luisteren zonder verdedigen. Wie elk kritiekpunt meteen weerlegt, kan het gesprek net zo goed overslaan.
Exitgesprek vragen: 15 vragen per categorie
Werk met open vragen en vraag door op wat er komt. Deze vijftien exitgesprek vragen vormen een complete basis.
De vertrekreden
- Wat was voor jou de belangrijkste reden om te vertrekken?
- Was er een concreet moment waarop je besloot te gaan zoeken?
- Wat biedt je nieuwe werkgever dat wij niet bieden?
- Was er iets geweest waardoor je was gebleven?
Het werk en de werkomstandigheden
- Kwam de functie overeen met wat je bij je sollicitatie was voorgespiegeld?
- Hoe heb je de werkdruk ervaren?
- Had je de middelen en informatie om je werk goed te doen?
- Welke kant van het werk ga je missen, en welke juist niet?
Samenwerking en leidinggevende
- Hoe heb je de samenwerking met je direct leidinggevende ervaren?
- Voelde je je gewaardeerd voor wat je deed?
- Hoe zou je de sfeer in het team omschrijven?
Ontwikkeling en organisatie
- Heb je je bij ons kunnen ontwikkelen zoals je wilde?
- Wat zou je als eerste veranderen als je het hier voor het zeggen had?
- Zou je ons aanbevelen als werkgever bij vrienden of bekenden, en waarom (niet)?
- Is er iets dat we je in dit gesprek niet gevraagd hebben, maar dat we wel zouden moeten weten?
Van inzichten naar actie
Eén exitgesprek is een mening; tien gesprekken zijn data. Leg de uitkomsten daarom gestructureerd vast, vertrekreden, genoemde knelpunten, team, functie, en kijk elk kwartaal of halfjaar naar het patroon. Vertrekken er opvallend veel mensen uit hetzelfde team? Wordt de werkdruk telkens genoemd? Blijkt de beloning structureel het breekpunt? Dan weet je waar je moet ingrijpen.
Twee spelregels maken het verschil. Ten eerste: behandel individuele antwoorden vertrouwelijk en koppel alleen patronen terug, anders durft de volgende vertrekker niets meer te zeggen. Ten tweede: doe er zichtbaar iets mee. Een exitgesprek waarvan de uitkomsten in een la verdwijnen, is verspilde tijd, van jou én van de medewerker die eerlijk was.
Zo wordt het exitgesprek de motor van je behoudbeleid: elke vertrekker levert de inzichten waarmee je de volgende voorkomt. Welke strategieën je daarvoor inzet, lees je in ons artikel over personeel behouden. En vergeet de bonus niet: wie netjes afscheid neemt, houdt er een ambassadeur aan over. Oud-medewerkers praten over je op verjaardagen en online, en komen soms zelfs terug.